Was die KI hier gut kann
Aus unsortierten Notizen kann ein Assistent in Sekunden einen Entwurf machen. Das ist reine Ordnungsarbeit, bei der ein Fehler leicht auffällt:
- Notizen in feste Abschnitte sortieren: Thema, Beschluss, offene Frage
- Aufgaben mit Verantwortlichem und Termin als Liste herausziehen
- einen Kurztext für alle schreiben, die nicht dabei waren
- das Protokoll im gleichen Aufbau erzeugen wie beim letzten Mal
Was sie nicht kann: wissen, was wirklich beschlossen wurde. Sie sieht nur, was in deinen Notizen steht. Fehlt dort etwas, erfindet sie im schlechtesten Fall eine passende Lücke. Deshalb gilt: Entwurf lesen, mit den eigenen Notizen abgleichen, dann erst versenden.
So läuft es im Alltag
- Während der Besprechung schreibst du Stichpunkte mit – in normalen Sätzen reichen 10 bis 20 Zeilen.
- Du gibst die Notizen in den Assistenten ein und nennst Datum, Teilnehmende (nur Vornamen oder Kürzel) und Thema.
- Der Assistent liefert das Protokoll im vereinbarten Aufbau und markiert Stellen, die unklar sind („Frist fehlt“).
- Du ergänzt die Lücken, prüfst jede Aufgabe und verschickst das Protokoll aus deinem gewohnten Postfach.
Datenschutz: das gilt es zu beachten
Besprechungen enthalten oft Namen, manchmal Kundendaten oder Personalthemen. Für den Alltag helfen drei Regeln:
- Nutze nur ein KI-Konto, das du für Geschäftsdaten nutzen darfst und dessen Bedingungen du kennst.
- Kürzel statt Klarnamen, wo es geht – für ein Protokoll reicht „Kunde A“ oft völlig aus.
- Personalgespräche, Gesundheitsdaten und Bewerbungen gehören nicht in einen Assistenten, solange das nicht schriftlich geklärt ist.
- Ganze Sitzungen ohne Wissen der Teilnehmenden aufzuzeichnen und transkribieren zu lassen ist heikel. Sprich das vorher ab.
Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit klärst du die Frage mit deiner Datenschutzberatung.
Was Promtano einrichtet
Promtano baut dir einen Assistenten für genau diese eine Aufgabe: Protokollvorlage in deinem Aufbau, feste Regeln („nichts dazuerfinden, Unklares markieren“) und 10 Testfragen, mit denen du den Assistenten vor der Abnahme selbst prüfst. Du bekommst eine Einweisung und eine Mappe mit allen Dateien.
Preise (Festpreis, Endpreis, § 19 UStG): KI-Assistent einrichten 590 €, KI-Start komplett 849 €, KI fürs Team 1.390 €, KI-Praxisschulung 390 €, Pflege 49 € im Monat (monatlich kündbar). Beträge über 249 € werden in Teilzahlungen von höchstens 249 € abgerechnet. Du erhältst Angebot und Rechnung per E-Mail.
Häufige Fragen
Kann die KI die Besprechung selbst mitschreiben?
Wir richten den Assistenten so ein, dass er geschriebene Notizen ordnet. Eine automatische Aufzeichnung und Transkription ist ein anderes Thema mit eigenen Datenschutzfragen und gehört nicht zum Festpreis-Paket.
Was kostet ein Assistent für Protokolle?
Die Einrichtung eines Assistenten für eine Aufgabe kostet 590 € Festpreis. Pflege ist optional und kostet 49 € im Monat, monatlich kündbar.
Wer ist für das Protokoll verantwortlich?
Immer du. Der Assistent liefert einen Entwurf, den ein Mensch prüft und freigibt.
Ist das auch für Vereine und kleine Teams sinnvoll?
Ja, wenn regelmäßig Besprechungen anfallen und ihr sonst Zeit mit dem Abtippen verliert. Promtano arbeitet nur für Unternehmen, Selbstständige und Vereine, nicht für Privatpersonen.
Nächster Schritt
Beschreibe kurz, welche Aufgabe der Assistent übernehmen soll. Im kostenlosen 15-Minuten-Erstgespräch sagen wir ehrlich, ob sich das lohnt. Du erhältst Angebot und Rechnung per E-Mail.
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