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KI IM UNTERNEHMEN · DATENSCHUTZ

ChatGPT im Unternehmen einführen – mit DSGVO-Checkliste

Viele Teams nutzen KI längst – oft mit privaten Konten und ohne Regeln. Diese Checkliste zeigt, was du vor der Einführung klären solltest. Promtano richtet danach den Assistenten ein und schult dein Team.

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Wichtiger Hinweis

Diese Seite gibt einen praktischen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Für die rechtliche Prüfung im Einzelfall wende dich an deine Datenschutzbeauftragte bzw. Deinen Datenschutzbeauftragten oder eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt.

12-Punkte-Checkliste vor der Einführung

  • ☐ Firmenkonto statt Privatkonto: ein Geschäftstarif des Anbieters, über den deine Firma verfügt
  • ☐ Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem KI-Anbieter abschließen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden
  • ☐ Training mit deinen Eingaben in den Einstellungen prüfen und, wo möglich, ausschließen
  • ☐ Serverstandort und Drittlandübermittlung prüfen (z. B. USA) und dokumentieren
  • ☐ Datenregel: Was darf hinein, was nie (Gesundheitsdaten, Passwörter, Geschäftsgeheimnisse)?
  • ☐ Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten um den KI-Einsatz ergänzen
  • ☐ Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen, wenn heikle Daten oder viele Betroffene im Spiel sind
  • ☐ KI-Richtlinie für das Team: Zweck, erlaubte Aufgaben, Prüfpflicht, Ansprechpartner
  • ☐ KI-Kompetenz (Art. 4 KI-Verordnung): Wer KI im Betrieb einsetzt, sorgt seit 2. Februar 2025 für ausreichende KI-Kompetenz der Beschäftigten – Schulung planen und dokumentieren
  • ☐ Kennzeichnung (Art. 50 KI-Verordnung): Spricht ein System direkt mit Kunden, muss erkennbar sein, dass es eine KI ist
  • ☐ Menschliche Prüfung vor jedem Versand, jeder Zusage und jeder Veröffentlichung
  • ☐ Zugänge verwalten: wer hat ein Konto, was passiert beim Austritt eines Mitarbeiters

Vorlage: KI-Richtlinie in 6 Sätzen

Zum Anpassen an deine Firma:

  1. Wir nutzen KI-Assistenten nur über das Firmenkonto bei (Name des Anbieters).
  2. Erlaubt sind: Entwürfe für Texte, Zusammenfassungen, Recherche in freigegebenem Firmenwissen.
  3. Nicht eingegeben werden: Gesundheitsdaten, Passwörter, Bankdaten, vertrauliche Kundenunterlagen.
  4. Jedes KI-Ergebnis wird vor der Verwendung von einem Menschen geprüft.
  5. Kunden gegenüber kennzeichnen wir, wenn sie mit einer KI sprechen.
  6. Fragen und Vorfälle gehen an (Name der Ansprechperson).

Wie Promtano dich unterstützt

  • Einrichtung des Assistenten in deinem eigenen Firmenkonto – wir arbeiten mit einem Zugang, den du anlegst und jederzeit entziehst
  • auf Wunsch lokal auf einem Rechner in deinem Büro, ohne Cloud (Zusatz 190 €)
  • 2-Stunden-Praxisschulung für bis zu 6 Personen mit Teilnahmebestätigung als PDF – hilfreich, um Schulungsmaßnahmen zu dokumentieren
  • Übergabe-Mappe mit Anweisungen, Firmenwissen, Testfragen

Häufige Fragen

Darf man ChatGPT im Unternehmen nutzen?

Grundsätzlich ja. Entscheidend ist, welche Daten du eingibst, welcher Tarif genutzt wird und welche Verträge und Regeln es gibt. Die Checkliste oben hilft beim Einstieg; sie ersetzt keine Rechtsberatung.

Brauche ich eine KI-Schulung für meine Mitarbeiter?

Die KI-Verordnung verlangt seit 2. Februar 2025, dass Betriebe, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen. Wie das aussehen muss, hängt vom Einsatz ab. Unsere 2-Stunden-Praxisschulung (390 €) mit Teilnahmebestätigung kann ein Baustein sein.

Geht es auch ohne Cloud?

Ja. Mit dem Zusatz Lokal-Betrieb (190 € je Rechner) läuft eine offene KI auf einem Rechner in deinem Büro. Antworten kommen langsamer und das Modell ist einfacher – ob es reicht, zeigen die Testfragen.

Prüft Promtano unseren Datenschutz?

Nein, wir sind keine Rechts- oder Datenschutzberatung. Wir richten technisch ein, was du freigibst, und dokumentieren es in der Übergabe-Mappe.

Was kostet die Einführung?

KI-Assistent einrichten 590 €, mit Teamschulung 849 €, zwei Assistenten mit Schulung und 3 Monaten Pflege 1.390 € – jeweils Festpreis.

Nächster Schritt

Du möchtest KI im Team geordnet einführen? Schildere kurz, wofür – im kostenlosen 15-Minuten-Erstgespräch klären wir den passenden Einstieg.

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